Project Management

TIP 1.   Project management for Dummies

Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Als organisator moet je dan ook over de nodige projectmanagementskills beschikken om steeds een goed overzicht te blijven houden. Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk.

Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen. Om projectmatig te kunnen werken zul je je project moeten structureren. Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen:

1) Initiatiefase (projectvoorstel)
In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project. Je bepaalt de doelstellingen, ontwikkelt het basisconcept, legt een plan van aanpak vast en maakt een globale planning en een eerste kostenraming.

2) Voorbereidingsfase (project voorbereiding)
Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier.

3) Uitwerkingsfase (project inrichting)
Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.

4) Uitvoeringsfase (project uitvoering)
De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd.

5) Afwikkelingsfase (project afsluiting)
Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.

De besluitvorming door de eventuele opdrachtgever kan plaatsvinden op basis van de beslisdocumenten die je aan het eind van elke voorbereidingsfase kunt maken. Om je project op al zijn aspecten te kunnen managen, kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort.

Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines. Dat zijn die elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren. Denk aan het vinden van een geschikte locatie, het beschikbaar zijn van een bepaalde artiest of spreker, de approval (goedkeuring) op het budget en het bereiken van een vooraf bepaald aantal inschrijvingen. Voorzie na elke succesfactor een go-no-gomoment waarop je de tussentijdse targets evalueert en samen met alle betrokken partijen beslist of je doorgaat met de organisatie van het evenement. Wanneer een kritische succesfactor niet gerealiseerd wordt, zul je, in het slechtste geval, het evenement moeten annuleren.

Leg voor elke mijlpaal binnen je evenement de verschillende taken vast, geef aan wie daar binnen het team verantwoordelijk voor is en stel de nodige deadlines.

 

Conclusie:

Het artikeltje dat ik gevonden heb, vertelt perfect in een notendop hoe een projectmanager best te werk gaat. In principe is elke project of evenement anders. Maar vaak moet je dezelfde procedures volgen om het afgesproken projectresultaat te behalen. Daarom is het belangrijk om steeds de methodieken te respecteren om zo gestructureerd mogelijk je werk af te leveren.

Daarnaast benadrukt dit artikel de nazorg van een project. Het is voor elke (project)organisatie belangrijk om te reflecteren en te evalueren. Er kan voorkomen worden dat er veel onduidelijkheden blijven bestaan over de ingebruikname van het project of de inhoud van het project. Ook is het belangrijk om na te calculeren. Dit wordt gedaan door de werkelijke kostprijs te vergelijken met het budget dat vrij werd gemaakt. Hiermee controleer je ook meteen of de cijfers die je gebruikt wel up-to-date zijn of ze verwaarloosbaar zijn et cetera. Voor meer info vindt je hier.

Tot slot is communicatie een belangrijk middel om tot een goede nazorg te komen. Op tijd de juiste informatie delen, de juiste mensen informeren en betrekken is allemaal van groot belang om ook de afronding van de projectaanpak op de juiste wijze uit te voeren.

Tijdens mij studies EPM heb ik de schema hieronder veel gebruikt. Het weergeeft de fases van een project van A tot Z. Rekeninghoudend met de beslissingsmomenten, mijlpalen, go’s en no-go’s. Het heeft mij vaak geholpen. Misschien ben jij er ook wat mee. (Afbeelding Ⓒ Anne-Marie Van Oost)

Klik op de afbeelding om te vergroten.

 

Bron: EventPlanner

 

TIP 2.   Belangrijke punten bij het inschatten van de projectkosten

• Het is zéér belangrijk dat de kostenraming steeds volledig  is.
• Zorg ervoor dat je voldoende weet over de gebruikte kengetallen.
• Baseer je op eigen ervaringen of anders op referenties of ervaringen van anderen.
• Schat altijd alle risico’s voor de kostenposten goed in.
• Voorzie voldoende onvoorziene posten voor als je echt zaken niet kon voorzien.
• Probeer altijd rekening te houden met rentes, indexering en projectvertraging.
• Hou rekening met marktwerking en kansen en risico’s bij de aanbesteding.
• Wees op de hoogte van volledige projectomgeving en de eventuele kansen die zich kunnen voordoen.
• Ken alle wensen van de opdrachtgever. Klant/ eindgebruiker is koning.
• Baseer de inschatting op een duidelijke projectopdracht.

 

TIP 3.   Vaak worden deze zaken vergeten in de begroting

• Administratie en verzekeringen,
• Vergunningen en taksen,
• Controle organisme (Vincotte,…),
• Auteursrechten;
• Sabam,
• Billijke vergoeding,
• Klein verbruikbaar materiaal,
• Toolkit en bureaukit,
• Stroom en verbruik,
• Afvalverwerking,
• Crewcatering,
• Hotels.

 

TIP 4.   Stel een goed projectteam samen op basis van de volgende eigenschappen

• Beschikken over de juiste expertise.
  
• Open communiceren.
• Zich betrokken voelen bij het eindresultaat.
  
• Creativiteit, door goed groepsklimaat.
• Elkaar de ruimte geven voor ideeën.
• Effectief vergaderen en discussiëren.
• Omgaan met meningsverschillen.
• Gezamenlijk beslissingen nemen.
• Kritiek geven en ontvangen.

 

Vorig jaar heb ik samengewerkt met enkele medestudenten aan een eigen evenementenkantoor. Voor we een projectteam hadden samengesteld, werden we onderworpen aan een test. De Belbin-Test. Dit is een hulpmiddel waarbij men inzicht krijgt over de eigenschappen en kwaliteiten waarvoor iemand beschikt. Het is uiteraard het interessants om een team samen te stellen dat zodanig gevarieerd is dat je van ‘elk soort’ wel eentje hebt in je team. Hieronder een kleine opsomming van de Belbin-rollen:

Klik op de afbeelding om te vergoten.

Bron: Werkenmetteamrollen