In dit onderdeel zal ik het hebben over de opbrengsten in de evenementensector. Als evenementenkantoor kun je opdrachten uitvoeren in B2B of B2C. Wanneer een agency in b2b-opdracht werkt, wil dat zeggen dat de agency niet rechtsreeks voor de klant werkt maar voor een hoofdaannemer. In B2C-opdracht werken, betekent dat je rechtsreeks voor de eindgebruiker of klant werkt. Uiteraard moet de agency van ergens inkomsten halen. Dit doen ze vaak op verschillende werkwijzen. De ene werkwijze wordt vaker gebruikt als de andere. Soms gebruikt men zelfs een combinatie van verschillende werkwijzen om de opbrengsten door te rekenen.
Belangrijk is dat de agency steeds vrijwel evenveel zal vragen, dit is de marge (30%) die zij moeten viseren in functie van hun vaste kosten én die ook je boekhouder kan inschatten en verifiëren. Er worden verschillende principes gebruikt in de markt, de ene transparanter dan de andere. Het is ook belangrijk te weten dat budgetvormen variëren in functie van de aard van het project of van de projectverantwoordelijke budgetbeheerder. Hieronder heb ik er alvast enkele in kaart gebracht:
1. De traditionele werkwijze
Klik op de afbeelding om te vergroten.
Toelichting:
Dit is de meest voorkomende werkwijzen in deze sector. Naast de transparantie is het ook ‘eerlijk’. Men ziet dat we een totale productiekost hebben van € 10.000,00. Daar bovenop rekent het evenementenkantoor zijn 15% oftewel € 1.500,00 door aan ‘verdoken’ marge. Ook het personeel wordt gebudgetteerd op € 1.000,00. Als laatst rekent het kantoor haar agency fee aan, een marge van 15%. Ze zullen € 4.375,00 aan inkomsten genereren.
2. De half-open werkwijze
Klik op de afbeelding om te vergroten.
Toelichting:
Bij deze werkwijze brengt de agency enkel de ‘verdoken’ marge van 15% in onder de productiekosten. Deze marge genereert de agency door onder andere de commissie’s van de leveranciers. De 15% agency fee en € 1.000,00 aan personeel wordt gezet onder de noemer van agentschapscommissie. Ze zullen € 4.225,00 aan inkomsten genereren.
3. De open werkwijze
Klik op de afbeelding om te vergroten.
Toelichting:
Deze werkwijze wordt zelden gebruikt. Het is een té eerlijke manier van werken. Dit wil dus zeggen dat er geen commissie’s worden genomen via de leveranciers. Er is dus geen ‘verdoken” marge genomen. Alles kosten die de agency maakt, worden opgenomen onder de agentschapscommissie, wat nooit gebeurd. De 15% agency fee en € 2.500,00 aan personeel wordt gezet onder de noemer van agentschapscommissie. De klant zal dus zeker geneigd zijn om deze kosten te reduceren. Ze zullen maar € 4.000,00 aan inkomsten genereren.
4. De freelance werkwijze
Klik op de afbeelding om te vergroten.
Toelichting:
Deze werkwijze is zeer populair bij projectmanagers die werken als freelancer aan een project of evenement. Hij of zij werkt voor zichzelf en moet dus enkel zichzelf voorzien van een vergoeding. Meestal ligt dit zeer hoog. Hij/ zij zal € 2.500,00 aan inkomsten genereren.